لجان المؤتمر

مهام اللجنة التنظيمية وإجراءات عملها

تتولى اللجنة التنظيمية إعداد ترتيبات المؤتمر ومتابعة تنفيذها، والتنسيق بين فرق العمل واللجنة العلمية، وفق خطة تحدد المسؤوليات ومواعيد إنجاز المهام. وتشمل أعمالها ما يلي:

1. 1

   إعداد خطة العمل وتوزيع المهام على الأعضاء، وتحديد المسؤول عن كل مهمة، ومتابعة الإنجاز وإبلاغ رئيس اللجنة بالعوائق التي تستدعي المعالجة.

2. 2

   تنظيم تسجيل المشاركين واستقبالهم، وتحديث بياناتهم، والإجابة عن الاستفسارات التنظيمية عبر قنوات المؤتمر الرسمية.

3. 3

   التنسيق مع اللجنة العلمية لإعداد برنامج الجلسات استناداً إلى البحوث المقبولة، وتحديد مواعيد العروض وترتيبها والتواصل مع رؤساء الجلسات والباحثين.

4. 4

   تجهيز الجلسات ومتطلبات العرض والدعم الفني، ومتابعة الالتزام بالبرنامج والزمن المخصص للعروض والمناقشات.

5. 5

   متابعة المراسلات والإشعارات التنظيمية، وإبلاغ المعنيين بأي تغيير في البرنامج بعد اعتماده من الجهة المختصة.

6. 6

   إعداد المواد الإعلامية وتحديث الموقع والإعلانات، والتحقق من دقة المعلومات واعتمادها قبل نشرها.

7. 7

   التنسيق لإعداد الشهادات والمواد التعريفية وملفات المؤتمر، والتحقق من صحة الأسماء والبيانات بالتعاون مع الجهات المختصة.

8. 8

   توثيق الاجتماعات والمراسلات والمهام المنجزة، وإعداد تقرير ختامي يبين نتائج العمل والملاحظات التنظيمية ومقترحات التحسين.

9. 9

   معالجة المشكلات التنظيمية ضمن اختصاص اللجنة، وإحالة المسائل العلمية وما يتعلق بالتحكيم أو قبول البحوث إلى اللجنة العلمية.

يلتزم أعضاء اللجنة التنظيمية بدقة المعلومات، وحسن التعامل مع المشاركين، والمحافظة على سرية البيانات والملفات التي يطلعون عليها. وتُنسَّق المراسلات الرسمية من خلال المسؤولين المحددين، وتُبلَّغ التغييرات إلى فرق العمل المعنية لضمان اتساق التنفيذ.